I. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1.(1) Настоящият Правилник за работа с документооборота на Институт за правни анализи и изследвания (ИПАИ), урежда реда за документооборота, контрола по изпълнение на решенията на Управителния съвет и помощните органи на Институт за правни анализи и изследвания (ИПАИ), архива и съхраняването на документите в ИПАИ.
(2). Правилата са определени в съответствие с основните принципи на деловодната работа и в съответствие на Устава и Правилника за организацията и дейността на ИПАИ.
Чл.2. Разпоредбите на Правилника за работа с документооборота са задължителни за органите и длъжностите, които отговарят и осъществяват деловодното обслужване на ИПАИ.
Чл.3. За неуредени с настоящия Правилник въпроси по работата с документите и контрола по изпълнение на решенията на Управителния съвет (УС) и помощните органи на ИПАИ, се изпълняват указанията на Председателя на Управителния съвет на ИПАИ.
Чл.4. Организацията на работа с документите обхваща:
(1). Обработката на входящата и изходяща кореспонденция;
(2). Движението по преписките, образувани по различни поводи, включително и по сигнали, жалби и молби на граждани, държавни и общински структури;
(3). Движението на протоколите и решенията на УС и помощните органи на ИАПИ;
(4). Използване и пазене на печатите на ИПАИ;
(5). Предаване на приключилите преписки в архив;
(6). Вътрешния контрол по изпълнение на оперативните решения на Управителния съвет и помощните органи на ИПАИ и резолюциите на председателя на УС;
Чл.5.(1). Не са предмет на правилата документи, съдържащи класифицирана информация и финансово-счетоводна документация на ИПАИ.
(2).Документите с характер на класифицирана информация, доколкото такива постъпят, се регистрират в регистратурата за класифицирана информация по различните регистри от определения специалист и се предоставят на служител по сигурността на информацията.
(3). Изготвянето и движението на финансово-счетоводната документация на ИПАИ се извършва съгласно приета Система за финансово управление и контрол и Вътрешните правила за документооборота на финансово счетоводните документи в ИПАИ.
ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА РАБОТАТА С ДОКУМЕНТИ
Чл.6.(1). Всички входящи и изходящи документи се регистрират в отдел "Административно, информационно обслужване и международно сътрудничество".
(2). Регистрацията се извършва от експерт, определен да изпълнява функциите на деловодител.
(3). След като бъдат регистрирани, входящите документи се насочват от деловодството както следва:
1. Документите, адресирани до ИПАИ и УС на ИПАИ се предават на председателя на УС на ИПАИ;
2. Документите, адресирани до помощните органи на ИПАИ се докладват на председателя на УС на ИПАИ и се предават на председателя на органа, до който са адресирани;
3. Служебната документация, адресирана до експертите на ИПАИ се завеждат по общия ред;
4. Жалбите, сигналите и предложенията на граждани, държавни и общински структури, след като се регистрират, се насочват към Председателя на УС за резолюция, след което документацията се връчва срещу подпис на определения орган или експерт за образуване на преписка по съответния документ.
(4). Докладите от експертите на ИПАИ се завеждат в деловодството и се предават на председателя на съответния орган, до който са адресирани или на председателя на УС на ИПАИ;
(5) Заповедите на председателя на УС на ИПАИ се завеждат в деловодството в нарочен регистър, като същите получават пореден номер. Заповедите по служебно и трудово правоотношение се водят от експерт, осъществяващ функцията на "Човешки ресурси", в отделен регистър.
(6).Изпращаните и получавани факсове се завеждат при експерта осъществяващ функцията на деловодител и се предават на адресата, като копие от факса се архивира във входящата кореспонденция.
(7). Входящата и изходящата кореспонденция на помощните органи на ИПАИ се регистрира в деловодството на организацията.
(8). Ако при получаване на документи върху плика няма маркировка и след отварянето му се установи, че документите са класифицирана информация маркирана с гриф, незабавно без да се регистрират, размножават или сканират от деловодството се предават на завеждащия регистратура за класифицирана информация на ИПАИ.
Чл.7.(1) Председателят на Ус на ИПАИ с резолюция определя лице, отговорно за изпълнението на конкретната задача.
(2). Пряко възлагане на задачи на експерти с писмена резолюция може да става и от председателите на съответните помощни органи на ИПАИ.
Чл.8.(1). Експертите, както и председателите на помощните органи на ИПАИ, ползват сканирани или копия на хартиен носител на съответния документ съдържащ резолюция от председателя на УС на ИПАИ или друг орган, ако оригинал на съответния документ не им е предоставен за работа.
(2). Оригиналният документ се предоставя на първия адресат по резолюция, а следващите адресати получават копие на хартиен носител само от придружителното писмо с резолюцията, без приложенията.
(3). Документите се получават от деловодството срещу подпис.
Чл.9. Експертите на ИПАИ са длъжни да работят само с регистрирани в деловодството документи.
Чл.10.(1). Изходящата кореспонденция се изготвя на бланка на ИПАИ и се подписва от председателя на УС или от председателя на съответния орган, съставил документа.
(2).Всеки получен от ИПАИ документ се завежда във входящата поща, получавайки уникален входящ номер, не по-късно от 30 минути след получаването му.
Чл.11.(1). Подготвените проекти на изходящи документи, касаещи дейността на ИПАИ или неговите помощни органи, се парафират от:
1. Експерта, изготвил документа;
2. Председателя, зам. председателя или изпълнителния секретар на съответния помощен орган;
3. Председателя на Управителния съвет.
(2). Документи, които касаят финансови въпроси, задължително се съгласуват с членовете на Управителния съвет.
(3). Документи, които касаят правни въпроси, задължително се съгласуват от Председателя на Управителния съвет или определен с негова резолюция орган или експерт.
(4). Експерта осъществяващ деловодни функции, преди изпращането на документа, задължително проверява дали са спазени изискванията на чл. 11, ал. 1, 2, 3.
Чл.12.(1). Изходящите документи трябва да бъдат стилово, граматически и естетически оформени.
(2) Изходящите документи се изготвят в най-малко два екземпляра. Към представения за подпис документ се прилага документът, на основание на който е подготвен отговорът за окомплектоване на преписката в деловодството.
(3). Подписаните документи в съответния брой екземпляри екземпляри се насочват в деловодството за извеждане като:
1. Един екземпляр от тях е за адресата;
2. Един екземпляр, парафиран от всички лица, посочени в чл.11, заедно с входящите документи се класира в деловодството;
3. При необходимост един екземпляр се връща на помощния орган, подготвил съответния изходящ документ.
(4). Проектите на всякакви документи, които съгласно Устава или Правилника за организацията и дейността (ПОД) на ИПАИ се изготвят от помощните органи на ИПАИ и подлежат на съгласуване или одобрение от УС на ИПАИ, както и документите към тях, се съгласуват и внасят за одобрение или валидизация от УС на ИПАИ в съответствие с изискванията на ПОД на ИПАИ и останалите действащи правила за работата на ИПАИ.
Чл. 13. По един оригинален екземпляр от заповедите за командировки в страната и в чужбина и други документи от финансов характер, с оригинален подпис се предават на Председателя на УС на ИПАИ, като същите се съхраняват от деловодството на ИПАИ.
Чл.14.(1). Договорите, които се сключват за изпълнение дейността на ИПАИ се съгласуват задължително с Председателя на УС на ИПАИ, а в определените от Устава и останалите вътрешни правила случаи и с УС на ИПАИ или съответния предвиден орган.
(2). Актове, свързани с назначаване и освобождаване на служители, се съгласуват и с юрист, определен от Председателя на УС на ИПАИ.
(3). Заявките за отпускане на канцеларски материали и консумативи се парафират от председателя на УС на ИПАИ или от определено от него лице.
Чл.15. Постъпилите заявления при обявен конкурс за свободна длъжност се регистрират в регистър на "Човешки ресурси" от определения да осъществява тази функция експерт, след което се прилага процедурата предвидена за провеждането на конкурса.
Чл.16. (1). Документи съдържащи информация, която представлява търговска или персонална тайна се получават от деловодството на ИПАИ.
(2). Придружителното писмо се завежда в деловодната система като задължително се посочва, че приложенията съдържат търговска или персонална тайна.
Чл.17. (1). Документ, маркиран като “ търговска или персонална тайна ” не се сканира, както и не се копира и съхранява в електронната пощенска или деловодна системи.
(2). Получаването, обработването и съхранението на информацията, маркирана като “търговска или персонална тайна” както и условията и реда за предоставянето на достъп до нея се уреждат с Правила за получаване, съхранение и изпращане на документи, маркирани като “търговска или персонална тайна” в ИПАИ.
Чл.18.(1). Извеждането и подпечатването на изходящите документи и вътрешните актове, включително и заповедите на председателя на УС на ИПАИ се извършва само от експерта -деловодител.
(2). В деловодството се съхраняват оригиналите на документите, парафирани от съответните експерти или органи на ИПАИ.
(3). Видовете печати, които се ползват в ИПАИ и поставянето на печатите се урежда със заповед на председателя на ИПАИ.
Чл.19.(1) Исканията за предоставяне на писмена информация или копия от документи от граждани или институции се завеждат в деловодната система, след което се предоставят на председателя на УС на ИПАИ за резолюция.
(2). След резолюцията, определения експерт или председателя на УС на ИПАИ:
1. Разглежда искането на предоставяне на писмена информация или копия от документи;
2. Разпорежда се за формата и вида на предоставяне на информацията;
3. В случаите, когато достъпът до такива документи се осигурява чрез преглед на информацията, на лицето поискало информацията, се съобщават денят, часът и мястото в сградата на офиса на ИПАИ, където може да се запознае с документите.
(3). За предоставянето на достъп до информация се съставя протокол, който се подписва от лицето, поискало информацията, от Председателя на УС на ИПАИ или от упълномощено от него лице.
Чл.20.(1). Председателя на УС на ИПАИ оформя решенията от оперативните заседания на УС на ИПАИ и ги представя за подписи.
(2). Председателя на УС на ИПАИ утвърждава бланка за изходящи писма.
III. ПРЕДАВАНЕ НА ПРИКЛЮЧИЛИТЕ ПРЕПИСКИ В АРХИВ
Чл.21. Всеки помощен орган на ИПАИ води и съхранява досие по преписките, класифицирани съгласно тяхната поредност.
Чл.22. След приключване на преписката с решение на органа на ИПАИ, с резолюция на председателя на УС на ИПАИ, или на председателя на съответния помощен орган за прекратяване на работата по преписката, досието се предава от съответния помощен орган в архива на ИПАИ.
Чл.23. (1). Досиетата по приключилите и предадени в архив преписки, се съхраняват от ИПАИ не по-малко от 3 (три) години, считано от датата на тяхното приключване.
(2). Решенията на Управителния съвет на ИПАИ се съхраняват безсрочно;
(3). Решенията на помощните органи на ИПАИ се съхраняват най-малко 5 (пет) години.
(4). Кореспонденцията на ИПАИ се съхранява не по-малко от 5 (пет) години;
(5). Регистрите на ИПАИ се съхраняват не по-малко от 10 (десет) години.
Чл.24. (1). ПОД на ИПАИ, както и останалите вътрешни правила, могат да предвиждат по-дълги от сроковете определени от чл.23 на настоящия правилник за съхранение на документи.
(2). В горния случай правилника за документооборота на ИПАИ следва да бъде изменен в десетдневен срок от влизане в сила на съответната разпоредба и да бъде съобразен с предвидения от вътрешния акт срок.
Чл.25.(1). Регистърът за ползване на досиетата се води от определено със заповед на председателя на УС на ИПАИ длъжностно лице или експерт.
(2). Регистърът по ал. 1 съдържа:
1. Пореден номер и наименование на досието;
2. Дата на получаване на преписката и подпис на експерта на ИПАИ, както и на приемащия;
3. Дата на връщане на преписката и подпис на експерта водещ регистъра.
ІV. СЪХРАНЕНИЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА ОТ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Чл.26. (1). Задължителната документация от дейността на ИПАИ се съхранява в следните регистри:
1. Входящ и изходящ регистър на кореспонденцията, в който се съхраняват в отделни досиета:
1.1. Входяща кореспонденция;
1.2. Изходяща кореспонденция;
Всеки постъпил документ получава уникален номер и дата, под които се регистрират в деловодната система на ИПАИ, на хартиен носител в съответния дневник.
2. Регистър за Удостоверенията, който съдържа:
2.1. Удостоверения издавани от УС на ИПАИ или неговите помощни органи;
2.2. Актове за дарения, направени в полза на ИПАИ;
2.3. Други официални документи издавани от ИПАИ.
Всеки съхраняван в регистъра документ съдържа пореден номер, дата и необходимите подписи.
3. Регистър - Дневник за вписване на Решенията на УС, който съдържа:
3.1. Решенията на УС свързани с дейността на ИПАИ;
3.2. Решения нае председателя на УС на ИПАИ за свикване на заседания на УС.
Всеки съхраняван в регистъра документ съдържа пореден номер, дата и необходимите подписи.
4. Регистър-Дневник за вписване на Протоколите, Отчетите и Докладите на УС който съдържа:
4.1. Протоколи на УС на ИПАИ;
4.2. Отчети на УС на ИПАИ;
4.3. Доклади на УС на ИПАИ;
Всеки съхраняван в регистъра документ съдържа пореден номер, дата и необходимите подписи.
5. Регистър на Решения на УС на ИПАИ за създаване на помощни органи, съдържащ екземплярите на Решенията на УС на ИПАИ за създаване на съответните помощни органи.
6. Регистър на членовете на помощните органи на ИПАИ, който се води от УС на ИПАИ и съдържа пореден номер, трите имена, ЕГН, адрес, номер на членска карта на членовете на съответните помощни органи.
7. Регистър на сключените договори с външни експерти на помощните органи ИПАИ, съдържащ информация относно гражданските договори, на които са отбелязани: пореден номер, дата на сключване, трите имена на членовете и длъжността, която заемат, както и срока за който се сключва съответния договор.
8. Регистър на Решенията на помощните органи, съдържащ екземпляри от Решенията на председателите на помощните органи за свикване на заседания, с предвидения Дневен ред, на които е отбелязан пореден номер и дата, съставени в един екземпляр, подписан от председателя на съответния орган.
9. Регистър на Протоколите от заседанията на помощните органи, съдържащ Протоколи с пореден номер и дата на съставяне, съответния брой екземпляри, подписани от председателя на съответния орган и членове на същия.
10. Регистър-Дневник за вписване на Протоколите, Отчетите и Докладите на помощните органи на ИПАИ съдържа:
10.1. Протоколи на помощните органи на ИПАИ;
10.2. Отчети на помощните органи на ИПАИ;
10.3. Доклади на помощните органи на ИПАИ;
Всеки съхраняван в регистъра документ съдържа пореден номер, дата и необходимите подписи.
11. Регистър на Решения за участие в други организации, съобразно волята на Учредителя, който съдържа решенията за участие в други организации. Всеки съхраняван в регистъра документ съдържа дата и необходимите подписи.
12. Регистър на органите на ИПАИ и издадените членски карти на членовете на ИПАИ, който се води от УС на ИПАИ съдържа данни за издадените членски карти.
13. Регистър на заповедите за командировки на членовете на ИПАИ и съдържа:
13.1. Номер по ред;
13.2. Номер на заповедта;
13.3. Трите имена и длъжност на командирования и подпис на командироващия.
(2). Досие за правни становища и правни анализи, издавани от УС и помощните органи на ИПАИ.
(3). Досие за проектите свързани с дейността на ИПАИ.
(4). Досие за Годишните доклади на председателите на помощните органи.
(5). Досие за Годишните доклади на председателя на УС на ИПАИ.
(6). Всички официални документи се подпечатват с печата на ИПАИ.
(7). Информацията от дейността на УС и помощните органи на ИПАИ се публикува на интернет страницата на организацията.
V. ВЪТРЕШЕН КОНТРОЛ ПО ИЗПЪЛНЕНИЕ НА РЕШЕНИЯТА
Чл. 27. Председателя на УС на ИПАИ текущо контролира:
(1). Заедно с председателите на съответните помощни органи изпълнението на решенията от оперативните заседания на УС на ИПАИ.
(2). Самостоятелно изпълнението на възложените задачи, произтичащи от решенията на УС на ИПАИ.
(3). За контрол върху определени дейности от УС на ИПАИ могат да бъдат създавани комисии или работни групи.
Чл.28. Председателите на помощните органи докладват на Председателя на УС на ИПАИ, изпълнението на решенията от оперативните заседания на УС на ИПАИ.
Чл.29. Председателя на УС на ИПАИ, може да извършва контрол по изпълнение на решенията в началото на всяко оперативно заседание на УС на ИПАИ.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 1. Правилникът за работа с документооборота на ИПАИ е приет на заседание на УС на ИПАИ с Протокол № 22 от 12.02.2011г. в т.2, на основание чл. 22, ал. 4 и чл.29 ал.4 от Устава на ИПАИ и влиза в сила в деня на приемането му.
§ 2. Изменения в Правилника за работа с документооборота на ИПАИ се правят по реда на приемането му.
§ 3. Контролът по изпълнението на Правилника за работа с документооборота на ИПАИ се възлага на председателя на УС на ИПАИ.
§ 4. Правилникът за работа с документооборота на ИПАИ отменя всички предходни вътрешни актове или заповеди, които му противоречат.
