І.ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл.1.(1). Настоящият Правилник за командироване на органите на Институт за правни анализи и изследвания (ПКО на ИПАИ), уреждат подготовката, осъществяването и отчитането на командировките в страната и чужбина членовете на Управителния съвет, експертите и помощните органи на Институт за правни анализи и изследвания (ИПАИ), наричани по-нататък „командировки”.
(2). За неуредени с настоящия Правилник за командироване на органите на Институт за правни анализи и изследвания въпроси се изпълняват указанията на Председателя на Управителния съвет на ИПАИ.
Чл.2. Правилата са изготвени в съответствие с Наредбата за командировките в страната (НКС) и Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ).
Чл.3.(1). Командировка в страната или чужбина е изпращането на орган на ИПАИ за извършване на конкретна служебна работа в страната или чужбина по нареждане на съответния командироващ орган.
(2). Правилата за командироване на органите на Институт за правни анализи и изследвания, обхващат:
(1). Командироването в страната и чужбина на Председателя на УС на ИПАИ.
(2). Командироването в страната и чужбина на членовете на УС на ИПАИ.
(3). Командироването в страната и чужбина на членовете на помощните органи на ИПАИ.
(4). Командироването в страната и чужбина на експерти, ангажирани с дейността на ИПАИ.
ІІ. ПРОЦЕДУРА ПО КОМАНДИРОВАНЕ
Чл.4. Командироване на орган на ИПАИ се извършва във връзка с получена покана (съобщение или друг документ за участие) или въз основа на мотивирано предложение от Председателя на УС на ИПАИ, когато се налага извършването на конкретни действия, свързани с функциите, задачите и целите на ИПАИ.
Чл.5. Документи, съобщения или покани за срещи, служебни ангажименти, национални или международни конгреси, конференции, симпозиуми и др. подобни форуми, получени по пощата, на електронната поща на ИПАИ или на електронната поща на помощен орган на ИАПИ, се предават своевременно на председателя на УС на ИПАИ за преценка и поставяне на съответната резолюция.
Чл.6.(1). Съобщението или поканата, заедно с работния превод, ако е на чужд език, се предоставят на председателя на УС на ИПАИ, който може да изиска от помощните органи, чиято дейност касае получената покана, становище относно необходимостта от командироване на един или повече експерти на ИПАИ, както и да им възложи изготвяне на доклади или презентации.
(2). Мотивираното предложение за командироване в чужбина се извършва чрез докладна записка от председателя на съответния помощен орган или от експерта и се представя на председателя на УС на ИПАИ за одобрение. В докладната записка се посочват началната дата, периодът на командироване и финансовите условия, като се прилагат документите, които ги доказват, като:
1. Правилата на организацията, която поема разходите на командированите експерти или им ги възстановява в последствие;
2. Писмо-съгласие от организацията, която поема разходите за командировката с точно посочване размера на разходите, които поема;
3. Уведомление от организаторите на международния форум за таксата за участие, както и съгласуваността на командировката с приемащата страна (например покана), ако това е условие за командироване на експерт.
(3). Когато приемащата страна осигурява на командирования експерт пълен пансион в натура или когато приемащата държава или организация поема частично някои от неговите разходи, това обстоятелство задължително се посочва в докладната записка.
(4). В случаите, когато командированият експерт пътува с организирана група и ако ИПАИ няма възможност да влияе при избора на маршрута, вида на превозното средство или не може да определя финансовите условия на пътуването, това изрично се описва в докладната записка, и към нея се прилагат документи, удостоверяващи това обстоятелство.
(5). Когато командироването е в чужбина и в повече от една държава, се посочва периодът на пребиваване за всяка държава, градовете, в които експертът се командирова, както и маршрутът на пътуването в последователността, в която то ще се извърши.
(6). В докладната записка при командировки в чужбина се посочва видът на превозното средство, с което ще се извърши пътуването.
(7). При командировки в чужбина и необходимост от ползването на вътрешен транспорт (например при пътуване между две населени места в рамките на една или повече държави), в докладната записка се посочва размерът на средствата за вътрешен транспорт, маршрутът и видът на превозното средство.
(8). При командировки в чужбина в случаите, когато разходите за транспорт от летището до населеното място на командировката превишават 30 на сто от размера на дневните пари, тези разходи, които са за сметка на ИПАИ, се посочват в докладната записка.
(9).Когато командировката налага заплащане на такси за право на участие на командированото лице в конгреси, конференции, симпозиуми и други, се посочва размерът на таксата и за чия сметка е заплащането на таксата.
(10). В случай че за изпълнението на задачата на командировката е необходимо да се отпуснат средства за представителни цели, в докладна записка се посочва определената сума.
(11). В докладната записка се посочват извършените към момента разходи за текущата бюджетна година във връзка с командировките в чужбина и актуалната към момента сума за закупуване на билети, които се съгласуват с председателя на УС на ИПАИ.
(12). Ако в поканата за участие в национални или международни форуми (конгреси, конференции, симпозиуми и др.) се посочват темите и въпросите, които ще бъдат дискутирани или презентирани, в докладна записка се предлага и предметната област, в която представителите на ИПАИ ще изнесат доклад или презентация в съответния, определен от организаторите формат.
(13).Към докладната записка се прилага таблица с индикативен бюджет за командировката, в който се включват пари за дневни, квартирни, приблизителна сума за пътни пари и други разходи.
Чл.7.(1). В случай на одобрение целесъобразността на командировката в чужбина и предложените служители за командироване, определен експерт на ИПАИ проучва вариантите за дати и часове на полет, цени на самолетни билети и медицински застраховки, чрез запитвания до туристически агенции, изпратени по електронна поща или по факс и събиране на най-малко три оферти.
(2). В случаите, когато не е приложимо пътуването със самолет, се проучват варианти за пътуване (дати, цени на билети, трансфери, маршрути, пътни такси, визи и др.) с влак, автобус, кораб или лек автомобил и всички свързани с това разходи, чрез изготвяне на запитвания до туристически агенции, изпратени по електронна поща или по факс.
Чл.8.(1). Незабавно след получаване на офертите от туристическите агенции се изготвя докладна записка за най-изгодната от тях, по критерий „най-ниска цена” на билети за полети, чиито параметри (часове и дати) позволяват оптималното изпълнение на целта и задачите на командировката.
(2). В случаите по чл. 7, ал. 2 се предлага най-изгодният вариант за пътуване с влак, автобус или кораб, а за пътуване с лек автомобил се предлага най-краткият или икономически най-изгодният маршрут.
(3). Към докладната записка се прилага проект на заповед за командировка и заявка за финансовите средства, която се валидизира от Председателя на УС, а в определените случаи от УС на ИПАИ.
(4). Докладната записка се предава на председателя на УС на ИПАИ за резолюция и разпореждане.
Чл.9.(1). Всеки служител или орган на ИПАИ може да бъде командирован в страната и в чужбина, в случай че е страна по трудов или граждански договор или е част от състава на управителните органи на ИПАИ.
(2). Командироването в страната и чужбина във всички случаи се извършва с писмена заповед на председателя на УС на ИПАИ въз основа на одобрените докладни записки по чл. 6 и чл. 8, когато изготвянето на такива документи се изисква.
(3). Заповедта съдържа всички необходими реквизити съгласно изискванията на НКС и НСКСЧ.
(4). След подписване на заповедта за командировка от председателя на УС на ИПАИ и регистрирането й в деловодството, оригинален екземпляр от нея се връчва на командирования за изпълнение.
(5). Определен експерт от ИПАИ изготвя и изпраща по факс и/или електронна поща заявка за резервация на избраните билети и избрания хотел, когато е необходимо, срещу което изисква получаването на проформа - фактура и/или протокол.
Чл.10. Незабавно след получаване на съответните счетоводни документи от експерта на ИПАИ, същите се предоставят за изпълнение – извършване на банков превод или плащане чрез служебен аванс.
ІІІ. ИЗГОТВЯНЕ НА ПОЗИЦИИ, ОПОРНИ ТОЧКИ, ПРЕЗЕНТАЦИИ ИЛИ ДОКЛАДИ ВЪВ ВРЪЗКА С КОМАНДИРОВКАТА
Чл.11.(1). За международни или национални форуми с участието на представители на ИПАИ и във връзка с изпълнението на определени задължения, произтичащи от национални или международни ангажименти или във връзка с двустранно или многостранно сътрудничество, при нужда се изготвят позиции, опорни точки, презентации или доклади.
(2). Презентации или доклади за национални или международни конференции, симпозиуми и други подобни форуми се изготвят съгласно определения от организаторите формат и се предават на председателя на УС на ИПАИ за осигуряване на превод при необходимост.
(3). Презентациите или докладите се съгласуват с председателя на съответния помощен орган и с докладна записка от името на председателя на съответния помощен орган се представят на председателя на УС на ИПАИ за одобрение.
(4). При необходимост презентациите или докладите се изпращат предварително на организаторите на международния форум от определен експерт на ИПАИ.
ІV. ПРАВА И ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА КОМАНДИРОВАНИЯ
Чл.12. Командированият има право на пътни, дневни и квартирни пари. Тяхното предназначение е да обезпечат финансовите разходи, с които е свързано неговото придвижване и пребиваване в населено място извън или в страната.
Чл.13.(1). Командированият има право да получава и да връчва подаръци, ако по протокол на националния или международния форум е предвидена размяна на подаръци, и ако експерта е упълномощен за това.
(2). Всички подаръци, получени от командирования, се предават на председателя на УС на ИПАИ, който определя да се съхраняват в специално предназначена за целта витрина, поставена на представително място в офиса на ИПАИ. Това правило не се прилага в случаите, когато подаръкът е персонално предназначен за командирования и е с незначителна стойност.
Чл. 14.(1). Командированият е длъжен да изпълнява възложените му задачи там, където е командирован и да спазва програмата или дневния ред, предложени от организаторите на националния или международния форум.
(2). Когато по време на командировката се наложат допълнителни срещи или разговори извън установената програма или дневен ред, командированият незабавно съгласува действията си с председателя на УС на ИПАИ или председателя на съответния помощен орган, а при невъзможност за това се прилага разпоредбата на ал. 6, изречение второ. В случай че командированите са повече от един, съгласуването се извършва от ръководителя на делегацията или от по-старшия по длъжност.
(3). Командированият е длъжен с всички свои действия да защитава интересите на ИПАИ и да не уронва престижа на организацията, както и да спазва нормите за добро поведение и изискванията на Етичния кодекс на ИПАИ.
(4). Командированият спазва благоприличен и делови вид в облеклото си.
(5). В случай на дебат командированият добросъвестно, ясно, убедително и вежливо излага позицията, която е предварително изготвена и одобрена и може да се произнася само по въпроси, които са част от одобрената позиция.
(6). Командированият не може да се изказва по въпроси, които не са предварително консултирани с председателя на УС на ИПАИ. Ако такъв въпрос е бил отправен към експерта, след неговото завръщане се подготвя и се изпраща писмен отговор.
(7). Командированият не трябва да изразява лични мнения, които могат да бъдат тълкувани като официална позиция на ИПАИ.
(8). Командированият е длъжен за спазва разпоредбите и изискванията на Етичния кодекс на ИПАИ през цялото време на командировката си, както и в останалото време представлявайки организацията.
Чл.15.(1). В 3-дневен срок от завръщането си от командировка, експерта изготвя отчетен доклад, който съдържа кратко резюме, информация за постигнатите резултати, изводи от заседанието и аналитична част с препоръки във връзка с предстоящи заседания по съответните въпроси. Докладът се представя на председателя на УС на ИПАИ и след одобряването му се съхранява от деловодството на ИПАИ.
(2). Извън случаите по ал. 1, командированият е длъжен в 10-дневен срок от завръщането си от чужбина да представи писмен доклад до председателя на УС на ИПАИ за извършената работа.
(3). Докладът съдържа:
1. Място и период на събитието;
2. Описание на международния форум;
3. Взети решения, поети ангажименти и бъдещи задължения на ИПАИ;
4. Добри практики и полезна информация за бъдещо развитие на ИПАИ;
5. Обобщение на най-важните теми и въпроси от проведените дискусии или изказвания;
6. Насоки, приложими за бъдещото развитие на ИПАИ и евентуални мнения по предложения за съпътстващи решения.
(4). След одобряването на доклада от председателя на УС на ИПАИ, копие от същия се предоставя на председателя на органа, чиято дейност пряко касае осъществената командировка, а на деловодството на ИПАИ – на електронен носител.
Чл.16. В 14-дневен срок от завръщането си командированият е длъжен да представи финансов отчет и съответните разходооправдателни документи в деловодството на ИПАИ.
Чл.17.(1). В 15-дневен срок от завръщането си командированият предоставя на председателя на УС на ИПАИ или председателя на съответния помощен орган получените работни материали и презентации от международния форум, в който е взел участие, включително и при необходимост списък на участниците и копия от визитки.
(2). Експертите от деловодния отдел събират материалите и ги съхраняват.
Чл.18. По предложение на председателя на УС на ИПАИ, подбрани материали се публикуват в папка „Международна дейност” в сайта на ИПАИ, при спазване на Правилата и реда за публикуване на материали на интернет страницата на ИПАИ.
Чл.19. Материали, които са само на хартиен носител, се предоставят при поискване на заинтересовани експерти от други помощни органи срещу подпис.
V. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
§ 1. Правилникът за командироване на органите на ИПАИ е приет на заседание на УС на ИПАИ с Протокол № 22 от 12.02.2011г. в т.3, на основание чл. 22, ал. 4 и чл.29 ал.4 от Устава на ИПАИ и влиза в сила в деня на приемането му.
§ 2. Правилникът за командироване на органите на ИПАИ отменя всички предходни вътрешни актове или заповеди, които му противоречат.
§ 3. Контролът по изпълнението на Правилника за командироване на органите на ИПАИ се възлага на председателя на УС на ИПАИ.
§ 4. Изменения в Правилника за командироване на органите на ИПАИ се правят по реда на приемането му.
