Налице са проблеми в периода 01.01.2011г. до 31.12.2011г. при планирането, подготовката, обявяването и възлагането на обществените поръчки в община Бургас, както и при контролът върху изпълнението на сключени договори:
1. Вътрешните правила на община Бургас приети на основание чл.8б от ЗОП, формално отговорят на минималните изисквания за обхват, произтичащи от действащото законодателство.
Под регулацията на правилата попадат етапите свързани с възлагането, контрола върху изпълнение на сключените договори за обществени поръчки. Процесът по планиране на предстоящите за възлагане обществени поръчки, така както е разписан в действащите вътрешни правила не регламентира участието на всички структурни звена. В община Бургас не се извършва ефективно планиране на необходимостта от провеждане на процедури по обекти, стойности и срокове на откриването им.
Пропуски и несъответствия със законодателството на вътрешните правила на община Бургас, приети на основание чл.8б от ЗОП, които ги определят като неправилно структурирани и несъобразени с императивни изисквания на ЗОП:
1.1. Вътрешните правила не са актуализирани в съответствие с промените в структурата на община Бургас от месец септември 2010 г., с които сектор (звено) „Обществени поръчки” се преобразува и се създава отдел „Организиране на обществени поръчки и концесии” към дирекция „Управление на общинската собственост“.
1.2. Текстовете в раздел І „Общи положения“, т.1.3. и т. 1.4. от ВП не са допълнени в съответствие с издадени заповеди от кмета на общината за делегирани правомощия на длъжностни лица за организиране и провеждане на процедури по ЗОП и НВМОП (отм.) и за определяне на заявители на обществени поръчки.
1.3. Във Вътрешните правила не са изчерпателно определени заявителите на обществени поръчки - второстепенни разпоредители с бюджетни кредити. Към момента на одита са утвърдени нови ВП, в които са включени директорите на общинските предприятия като заявители за задълженията и разходите, включени в капиталовата програма на общината, но не и за останалите разходи.
1.4. Съгласно раздел ІІ „Планиране на обществени поръчки” на ВП, в т. 2 е предвидено, директорите на дирекции, в срок до 01 октомври да представят на ресорния заместник кмет списък на обществените поръчки, които следва да бъдат планирани за следващата година. За останалите общински структури, не са определени правила.
а) Звено „Организиране на обществени поръчки” е структура натоварена с обобщаване на заявените потребности и съставяне на обобщен списък на представените предложения и подготвяне на предварителните обявления. Срок за изготвяне на списъка не е определен.
б) Не е определено длъжностно лице, отговорно за обобщаване на представените предложения във връзка с необходимостта от провеждане на процедури за обществени поръчки чрез определяне на обекти, стойности и срокове за откриването им.
в) Не е определено длъжностно лице, отговорно за изпращане на предварителни обявления за обнародване до Държавен вестник (ДВ – съобразно действащото тогава законодателство), Агенцията по обществени поръчки (АОП) и за публикуване в Официален вестник на Европейския съюз. Всички служители от звеното са ангажирани с подготовката и изпращането на предварителните обявления, от което се размива отговорността за неизпълнение.
1.5. Не са разработени правила във връзка със своевременното заявяване на потребностите от провеждане на процедура за повторяеми доставки преди изтичане срока.
1.6. В раздел ІІІ „Условия и ред за изготвяне на документацията за провеждане на процедурите за възлагане на обществени поръчки” от ВП, т. 17 е регламентирано „в срок от три работни дни” да се изпращат „уведомителни писма” до определения изпълнител, до класираните и до отстранените от участие кандидати. Регламентираният срок не съответства на чл. 73, ал. 3 от ЗОП и чл. 42, ал. 3 от НВМОП (отм.), съгласно които възложителите изпращат на участниците решението с което е обявено класиране на участниците и участника определен за изпълнител в тридневен срок.
1.7. При подписване на договора, във ВП не е регламентирано осъществяването на контрол по отношение на това - изпълнени ли са изискванията по чл. 42, ал. 1, т. 1, т. 2 и т. 4 от ЗОП и чл. 32, ал. 1, т. 1, т. 2 и т. 4 от НВМОП (отм.).
1.8. В раздел V „Възлагане на обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП”, т. 28 на ВП е определен срок, в който „от датата на възникване на необходимостта от провеждане на процедура”, заповедта по чл. 2а, ал. 1 от НВМОП (отм.) се представя за подпис на възложителя. Не е определено как се удостоверява датата на възникването на необходимостта, което от своя страна затруднява контрола по спазване на описания ред. С влизане в сила от 27.02.2012 г. на Вътрешни правила за реда за планиране и организация на провеждането на процедурите и за контрол на изпълнението на сключените договори за обществени поръчки несъответствията по пунктове 2.3.1., 2.3.2. и 2.3.5. са отстранени.
1.9. Не е въведен ред за своевременно изпращане на информация за изпълнен договор до АОП, както и правила за осигуряване на гаранция за изпълнение (банкова/парична) при удължаване срока на действие на договора.
1.10. В Контролен лист № 1 за съгласуване на процедурата не е отразен контрола извършван от директора на дирекция „Бюджет и финанси” за полагане на втори подпис на парафирания проект на договор, съгласно раздел ІІІ, т. 20 и раздел ІV, т. 25 от ВП.
Принципи и механизми, предвидени във вътрешните правила и ЗОП и нарушавани от администрацията на община Бургас:
1.1. Изпращането на предварителни обявления, съгласно предвидения в правилата ред;
1.2. Реда предвиден за контрол върху внасянето и възстановяването на гаранции от участниците;
1.3. Липса на контрол върху съответствието между информацията в обявлението и документацията за възлагане на обществени поръчки;
1.4. Неизпълнение на ефективни механизми за превенция ограничаване участието на лица в обществените поръчки;
1.5. Липса на ефективен контрол върху съдържанието на Методиката за оценка на предложенията, поради което се допуска неясно формулирани критерии за оценка по посочени показатели;
1.6. Липса на ефективен контрол върху начина на определяне на срока за приключване на работата на оценяващите комисии, който надвишава на валидността на офертите;
1.7. Липса на ефективен контрол и механизми за ефективно обобщаване на проведените през годината възлагания от всички структурни звена на общината, с което да се гарантира целостта на изпратената до АОП обобщена информация за проведените възлагания;
1.8. Установено е разделяне на обществена поръчка, с което е приложен по-облекчен режим на възлагане.;
1.9. Липса на ефективен предварителен контрол, който да гарантира преодоляване на нарушения на законовите изисквания при провеждане на обществените поръчки;
1.10. Въпреки разписаните от вътрешните правила изисквания за форма и съдържание на информацията, необходима за планиране на обществени поръчки, е установено, че не са изготвени списъци на обществените поръчки от директорите на дирекции, от заместник кметовете и обобщен списък от Звено „Организиране на обществени поръчки” . Само една от дирекциите е представила обобщен списък-предложение за начин на възлагане като процедури и във времето на обектите, включени в капиталовата програма на община Бургас за 2011 г., след срока, а останалите структурни звена въобще не са подали информация за предстоящи обществени поръчки.
1.11. Във вътрешните правила липсва регламентиран срок за изготвяне на обобщения списък на обществените поръчки и одобряването му от кмета, което предопределя липсата на обвързаност на заявените потребности от доставки/услуги/строителство с бюджетния процес за съответната година и с включването им в проектобюджета на общината;
1.12. Във вътрешните правила не е предвиден контрол върху финансовата допустимост на заявените потребности - преценка по отношение на това дали общината разполага с необходимите средства, за удовлетворяване на потребностите.
1.13. Във Вътрешните правила не е регламентиран ред за приоритизиране на потребностите и осъществяване на контрол върху фактическите обстоятелства, дали подадената информация обективно отразява нуждите като вид и обем и приоритизирането им, а този контрол е важен с цел ефективно разходване на средствата.
1.14. Във вътрешните правила не са въведени изисквания списъците да съдържат прогнозна стойност, с цел правилно определяне вида на процедурите - важна предпоставка за законосъобразното им провеждане.
1.15. Във Вътрешните правила не е определено длъжностно лице или структурно звено, което да осъществява контрол върху изпълнението на одобрените обществени поръчки.
1.16. Във Вътрешните правила не е посочено отговорно лице от звено „Организиране на обществени поръчки”, което следва да изготви и изпрати предварителни обявления. Създадена е предпоставка за съкращаване на срока без нормативно основание.
Установено е, че по отношение на две процедури, възложителят не е изпратил за обнародване в електронната страница на „Държавен вестник” и до АОП за вписване в Регистъра на обществените поръчки, предварителни обявления. Независимо от утвърдения ред в общината за планиране на потребностите от провеждане на процедури, през одитирания период са установени звена, които не са спазили изискванията за заявяване на потребности от извършване на разходи. В общината не е изготвен план с прогнозните стойности и сроковете за провеждането на обществените поръчки. Така са създадени условия да не бъдат взети своевременно управленски решения за провеждане на съответните процедури. Не са спазени регламентираните изисквания за изготвяне и изпращане на предварителните обявления.
2. В 7 от проверените 12 процедури, проведени по реда на Закона за обществените поръчки (ЗОП) са установени нарушения на действащото законодателство:
При две процедури, проведени по реда на ЗОП не е спазено законовото изискване за изпращане на предварителни обявления, установено е несъответствие между информацията в обявлението и документацията за участие, поставено е изискване към кандидатите, което е ограничило участието на лицата в обществените поръчки. При сключването на един договор не е внесена в пълен размер дължимата гаранция за изпълнение. При две процедури проведени по реда на НВМОП (отм.) е установено несъответствие между информацията в обявлението и документацията за участие. В методиката за оценка на офертите на една процедура НВМОП (отм.) не са ясно формулирани критериите за оценка по посочения показател. Определен е срок за приключване на работата на комисията по-дълъг от срока на валидност на офертите при две процедури по НВМОП (отм.). Не е регламентиран ред за обобщаване на проведените през годината възлагания от всички структурни звена, с което да се гарантира целостта на изпратената до АОП обобщена информация за проведените възлагания. Не са установени случаи на разделяне на обществени поръчки по ЗОП, извършено е разделяне на една обществена поръчка по НВМОП (отм.), с което е приложен по-облекчен режим на възлагане. Независимо от извършения предварителен контрол, са установени нарушения на законовите изисквания при провеждане на обществените поръчки.
3. Конкретни нарушения на действащото законодателство:
3.1. Открита процедура "Изпълнение на СМР за въвеждане на мерки за енергийна ефективност в ЦДГ № 5 "Златна рибка" и ЦДГ № 28 "Детелина" - гр. Бургас" (2011 г.).
Установено е, че трима от участниците са отстранени, поради това, че ценовите им оферти по обособена позиция № 1 надвишават стойността на обособената позиция, посочена в обявлението за обществена поръчка. Възложителят не е посочил в обявлението, че това е максималната стойност, до която участниците могат да подават оферти и в документацията за участие - че предлаганите от участниците оферти не могат да надвишават посочените прогнозни стойности на отделните позиции. При одита не се постига достатъчна увереност, че отстраняването на участниците на посоченото основание е законосъобразно.
3.2. Открита процедура „Проектиране и изпълнение на СМР за въвеждане на мерки за енергийна ефективност по Лотове, както следва: ЛОТ 1: ЦДГ „Ракета” – с. Твърдица и филиал в ОУ „Христо Ботев” – с. Маринка и ЛОТ 2: Изпълнение на СМР на ЦДГ № 9 „Пламъче” – гр. Бургас” (2011 г.).
Установено е, че един от участниците е отстранен, поради това, че ценовата му оферта по обособена позиция № 2 надвишава стойността на обособената позиция, посочена в обявлението за обществена поръчка. Възложителят не е посочил в обявлението, че това е максималната стойност, до която участниците могат да подават оферти и в документацията за участие - че предлаганите от участниците оферти не могат да надвишават посочените прогнозни стойности на отделните позиции. При одита не се постигна достатъчна увереност, че отстраняването на участника на посоченото основание е законосъобразно.
3.3. Открита процедура „Проектиране и изпълнение на СМР за въвеждане на мерки за енергийна ефективност по Лотове, както следва: ЛОТ 1: ОДЗ № 9 „Делфин”; ЛОТ 2: ОДЗ № 10 „Славейче”; ЛОТ 3: ЦДГ № 10 „Слънце” и ЛОТ 4: ЦДГ № 31 „Веселушко” – гр. Бургас” (2011 .г).
Установено е, че трима от участниците са отстранени, поради това, че ценовите им оферти по обособени позиции надвишават стойностите на същите, посочени в обявлението за обществена поръчка. Възложителят не е посочил в обявлението, че това е максималната стойност, до която участниците могат да подават оферти и в документацията за участие - че предлаганите от участниците оферти не могат да надвишават посочените прогнозни стойности на отделните позиции. При одита не се постигна достатъчна увереност, че отстраняването на участниците на посоченото основание е законосъобразно.
3.4. Открита процедура „Рехабилитация път IV клас BGS 1036 Бургас-Твърдица по язовирната стена на язовир „Мандра” - от км. 2+800 до км. 4+400 – временно решение” (2011 г.).
Съгласно чл. 25, ал. 2, т. 7 от ЗОП обявлението за обществена поръчка трябва да съдържа условията и размера на гаранцията за участие и на гаранцията за изпълнение на договора. В т. ІІІ.1.1. за изискуеми депозити и гаранции от обявлението, размерът на гаранцията за изпълнение е определен до 3 на сто от стойността на договора. В обявлението възложителят не е определил конкретния размер на гаранцията за изпълнение, а е посочил максималния размер на същата .
3.5. Открита процедура „Доставка на хранителни продукти за нуждите на Целодневни детски градини и Обединени детски заведения на територията на Община Бургас по обособени позиции: № 1. Месо, риба и месни продукти. № 2. Мляко и млечни продукти. № 3. Плодове и зеленчуци. № 4. Консерви - плодови и зеленчукови. № 5. Други хранителни продукти. № 6. Хляб и хлебни изделия, съгласно видове и предвидени приблизителни (прогнозни) количества в Списък № 1” (2011 г.).
В предмета на обществената поръчка са обособени шест позиции, като е дадена възможност на участниците за подаване на оферти за една или повече позиции. Към участниците в процедурата е поставено минимално изискване за реализиран оборот от дейности, аналогични на предмета на настоящата поръчка не по-малко 150 000 лв. без ДДС, за всяка от последните 3 години – 2008 г., 2009 г. и 2010 г. В обявлението за обществена поръчка не е посочена обща прогнозна стойност за изпълнение на поръчката, както и прогнозни стойности по описаните обособени позиции. Същите са посочени в Предложение за откриване на процедурата, изготвено на основание т. 6 от Вътрешните правила за обществените поръчки в община Бургас, като за обособена позиция „Плодове и зеленчуци“ прогнозната стойност е в размер на 110 840 лв. с ДДС. Изискваният минимален оборот е прекомерен спрямо прогнозната стойност по обособена позиция „Плодове и зеленчуци“ и не е съобразен със стойността и обема на обществената поръчка по тази позиция. С поставеното по този начин изискване в обявлението за обществената поръчка, на което участниците в процедурата трябва да отговарят, упълномощеното длъжностно лице необосновано е ограничило участието на лицата по обособена позиция „Плодове и зеленчуци“, за които реализирания оборот от дейности, аналогични на предмета на настоящата поръчка е по-малък от 150 000 лв. без ДДС, за всяка от последните 3 години – 2008 г., 2009 г. и 2010 г. Извършено е нарушение на разпоредбата на чл. 25, ал. 5 от Закона за обществените поръчки, съгласно която възложителите нямат право да включват в решението, обявлението или документацията условия или изисквания, които дават предимство или необосновано ограничават участието на лица в обществените поръчки.
Съгласно изискванията на чл. 25, ал. 2, т. 7 от ЗОП, обявлението за обществената поръчка трябва да съдържа информация за размера на гаранцията за изпълнение на договора. Посочената в обявлението гаранция не е определена в конкретен процент, а в размер не повече от 3 % от стойността на договора без ДДС. Формулираното по този начин изискване за размер на гаранция не е оказало влияние върху определянето и представянето на същата от страна на изпълнителя, тъй като в образеца на техническото предложение се съдържа текст, съгласно който всеки участник поема ангажимент да представи гаранция за изпълнение в размер на 3 % от стойността на договора.
Обектът на обществената поръчка е доставка и общата стойност на обществената поръчка е по-голяма от 450 000 лв. без ДДС. Възложителят не е изпратил за обнародване в електронната страница на "Държавен вестник" и до агенцията за вписване в Регистъра на обществените поръчки, както и не е публикувал в профила на купувача предварително обявление за процедурата. Възложителят не е използвал съкратен срок, съгласно чл. 64, ал. 2 от ЗОП.
В обявлението е поставено изискване участникът да представи копие на заверени от НАП и НСИ годишен финансов отчет и отчет за приходите и разходите за трите предходни години. Цитираните две институции не извършват подобна услуга и поставеното от възложителя изискване е неизпълнимо. В отговор на отправено писмено запитване от участник в процедурата, изискването е променено в изискване за представяне на копие на заверени от участниците годишен финансов отчет и отчет за приходите и разходите за същите години. Поставянето на неизпълнимо условие в обявлениено за обществена поръчка е в резултат на формално осъществен контрол за законосъобразност от страна на отговорния за провеждане на процедурата експерт от отдел „Организиране на обществени поръчки и концисии“.
3.6. Открита процедура „Осигуряване на експертни и технически услуги за звено за управление на проект: „Изграждане на регионална система за управление на отпадъците в регион Бургас”, които включват, но без да се ограничават до следните дейности: преглед на изходната информация; съдействие при подготовката и възлагане на поръчки за изпълнение на дейностите по проекта и за подготовка на функционирането на регионалната система; текущо управление на проекта; експертно и организационно съдействие за разработване на концепцията за управление на регионалната система, обосновка на тарифите и избор на оператори; повишаване на административния и експертен капацитет на възложителя и бенефициентите“ (2011 г.).
Проектът е предвиден за финансиране от Европейския съюз по Оперативна програма „Околна среда 2007-2013 г.” При проверка на процедурата е установено:
В раздел ІІ, т. ІІ.1.2. и т. ІІ.2.1. на обявлението е посочен обекта на обществената поръчка - услуга с прогнозна стойност 475 000 лв. без ДДС. Съгласно разпоредбите на чл. 23, ал. 1 от ЗОП, възложителите изпращат за обнародване в електронната страница на "Държавен вестник" и до агенцията за вписване в Регистъра на обществените поръчки или публикуват в профила на купувача предварително обявление за процедури за обществени поръчки, които възнамеряват да открият през следващите 12 месеца, за услуги, когато стойността без ДДС е по голяма от 450 000 лв. Установено е, че възложителят, в нарушение на чл. 23, ал. 1 от ЗОП, не е изпратил предварително обявление за процедурата .
В обявлението за обществена поръчка, в раздел ІV.3.4 е определен срок за получаване на офертите - 18.07.2011 г. В раздел VІ. 5. от обявлението е посочено, че същото е изпратено на 22.06.2011 г. - 26 дни преди крайния срок за подаване на офертите.
В раздел VІ.3 от обявлението е посочено, че е осигурен пълен достъп по електронен път до документацията за участие в процедурата на интернет адрес www.burgas.bg. Обявлението е изпратено до Държавен вестник за обнародване в електронната му страница и до Агенцията по обществени поръчки за вписване в Регистъра на обществените поръчки по електронен път. На това основание, срокът по чл. 64, ал. 1 от ЗОП, най-малко 52 дни от изпращане на обявлението до крайния срок за получаване на офертите е намален общо с 12 дни, в съответствие с чл. 64, ал. 3 от ЗОП. За обществената поръчка не е изпратено предварително обявление за обнародване между 52 дни и 12 месеца преди датата на изпращането на обявлението от 22.06.2011 г. -чл. 64, ал. 2 от ЗОП. В обявлението за обществената поръчка не е посочена предишна публикация на обявление за предварителна информация за обнародване в електронната страница на „Държавен вестник” и до АОП за вписване в Регистъра за обществените поръчки по чл. 23 от ЗОП. Възложителят е изпратил обявлението за обществената поръчка до "Държавен вестник" за обнародване в електронната му страница и до Агенцията по обществени поръчки за вписване в Регистъра на обществените поръчки 26 дни преди крайния срок за получаване на оферти, без да е налице основание за това. Установено е нарушение на чл. 64, ал. 2 от ЗОП, във връзка с чл. 64, ал. 1 от ЗОП – ползвана е възможността за намаляване на срока, когато е изпратено предварителното обявление.
3.7. Открита процедура „Популяризиране на Фестивал „Включи града” като иновативно културно събитие по обособени позиции: Обособена позиция 1 - Създаване на обща идейна концепция за брандиране на фестивала и неговата промоция, Обособена позиция 2 - Реклама в Интернет, Обособена позиция 3 - Изработване на печатни рекламни материали, Обособена позиция 4 - Изработване на видео рекламни материали, Обособена позиция 5 - Работа с медиите, Обособена позиция 6 - Информационни пунктове, Обособена позиция 7 – Промосъбития” (2011 г.).
В резултат на проведената процедура са сключени шест договора за обществена поръчка.
Възложителят е утвърдил методика за оценка на офертите, която не съдържа точни указания за определяне на оценката по показател «техническо изпълнение на поръчката», за обособени позиции № 1 (идейна концепция за брандиране на фестивала), № 3 (изработване на печатни материали), № 4 (изработване на видео рекламни материали) и № 6 (информационни пунктове), по отношение на подпоказатели „визия на идейната концепция“ (за ОП № 1), „дизайн на предложените рекламни материали“ (ОП № 3), „идейни концепции за радио и видео спот“ (ОП № 4) и „дизайн на информационните пунктове“ (ОП № 6), като същите е определил да се изчисляват чрез елементите „иновативност“ и „информираност“, чрез определен максимален брой точки без да определи скала на оценяване. Нарушен е чл. 28, ал. 2 от ЗОП.
Съгласно чл. 15, ал. 3 от ЗОП стойността на обществената поръчка включва всички плащания без ДДС и размера на гаранцията се изчислява върху тази стойност. По два договора са определени и внесени от изпълнителите гаранции за изпълнение, които са в размер на 3 % от стойността на поръчката с включен ДДС.
3.8. Открита процедура „ЛОТ 1. Предоставяне на пощенски услуги за нуждите на Община Бургас, част от универсалната и не универсална пощенска услуга и ЛОТ 2. Предоставяне на куриерски услуги” (2011 г).
Установено е несъответствие между информацията в обявлението и документацията за участие при една от обособените позиции. В раздел ІV.2 на обявлението – “критерии за възлагане“, не е посочен показателя „средноаритметичен срок на доставка на пратки до столиците на държави от таблица 3”, който е отразен в методиката за оценка. Нарушен е чл. 25, ал. 2, т. 10 от ЗОП, относно изискванията за съдържанието на информацията посочена в обявлението за обществена поръчка.
3.9. Открита процедура: „Предварителна обработка/пресоване/ на битови отпадъци в претоварна станция, транспортиране и обезвреждане на битови и неопасни отпадъци в депо” (2011 г.).
Проверката на процедурата обхваща изпратената от общината информация до АОП, на основание чл. 5, ал. 1 от ППЗОП. Не е установено наличие на изготвено досие на проведената процедура, за което е съставен констативен протокол.эВ обявлението за обществена поръчка е поставено минимално изискване към участниците за минимален 10 годишен опит в изпълнение на дейностите: предварителна обработка (претоварване и пресоване), транспортиране и депониране на отпадъци. Цитираното изискване необосновано ограничава участието на лица в обществената поръчка. Нарушен е чл. 25, ал. 5 от ЗОП.
3.10. Открита процедура „Зимно поддържане и снегопочистване на общинските пътища; републикански пътища в урбанизираната територия на гр. Бургас и главните улици на съставните селища и квартали на територията на община Бургас за експлоатационни сезони 2011/2012 г., 2012/2013 г. и 2013/2014 г. по приложени списъци и схеми.” (2011 г.).
При сключване на договора, изпълнителят не е осигурил напълно дължимата банкова гаранция по отношение на нейния размер и срок на действие. Внесена е гаранция в размер на 7 000 лв., вместо на 30 000 лв., за по-кратък срок от договорения. По време на одита е извършено актуализиране в размера и срока на гаранцията. Договорът за избор на изпълнител на обществената поръчка е сключен в нарушение на чл. 42, ал. 1, т. 3 от ЗОП.
3.11. Открит конкурс „Основен ремонт на плувния басейн на СОУ „Константин Петканов“ к-с „М.Рудник“ и на плувния басейн в „Младежки културен център“ – ул.“Гладстон„ № 47, гр. Бургас, със следните обособени позиции: Обособена позиция № 1 – „Възстановяване и основен ремонт на смукателна и нагнетателна инсталация с подгряване на въздух в басейново помещение и подгряване, филтриране и пречистване на водата в басейна на СОУ „Константин Петканов“; Обособена позиция № 2 – „Извършване на основен ремонт на плувния басейн в МКЦ, гр. Бургас – задигане водното ниво на басейна, ремонт на отоплителна инсталация, фаянсова облицовка по стени, подмяна на подова настилка” (2011 г.).
В обявлението на обществената поръчка е посочена крайна дата на изпълнение 15.09.2011 г., а според образеца на техническото предложение към документацията за участие, участникът следва сам да определи и предложи срок за изпълнение на СМР в календарни дни. Несъответствието между информацията, съдържаща се в обявлението и техническото предложение към документацията за участие е поради формално осъществен контрол за законосъобразност от страна на отговорния за провеждане на процедурата експерт от отдел „Организиране на обществени поръчки и концесии“. Издадена е заповед за назначаване на комисия за разглеждане, класиране и оценка на подадените оферти. Определеният срок за приключване работата на комисията е 90 календарни дни, считано от 04.07.2011 г. В обявлението на обществената поръчка е посочен срок на валидност на офертите 90 дни след крайния срок за получаване им - 01.07.2011 г. В нарушение на чл. 37, ал. 2 от НВМОП (отм.), срокът за приключване на работата на комисията е по-дълъг с 2 дни от срока на валидност на офертите.
3.12. Договаряне с покана „Изпълнение на допълнителни СМР за събаряне на сгради, почистване на терена и извозване на строителни отпадъци на обект: Временен паркинг ДКЦ 2 КВ. 135 ЦГЧ съгласно количества отразени в КС неразделна част от процедурата” (2011 г.).
В заповедта за назначаване на комисия за провеждане на процедурата възложителят е определил един резервен член. Нарушен е чл. 18, ал. 1 от НВМОП (отм.), съгласно който възложителят определя „резервни членове“. Установено е, че на изпълнителя са изплатени 3 015,60 лв. по-малко от договорените. Разликата е в резултат на включен в стойността на договора данък върху добавената стойност върху доставки /натоварване и превоз на строителни отпадъци/, който, съгласно чл. 163а, ал. 2 от ЗДДС е изискуем от получателя, т.е. общината. Издаден е протокол за начисляване на ДДС, отразен в дневниците за покупки и продажби на община Бургас. При сключване на договора е упражнен формален контрол относно клаузата по определяне на цени и начин на плащане. Възложителят е сключил един договор за изпълнение на обществената поръчка. Към края на одитирания период дейностите по договора са изпълнени и съответно заплатени в пълен обем на изпълнителя. Не е изпратена информация до регистъра на обществените поръчки за изпълнен договор. Нарушен е чл. 34, ал. 2 от НВМОП (отм.) .
3.13. Открит конкурс „Изграждане на спортни площадки и футболни игрища, със следните обособени позиции: Обособена позиция №1 - „Изграждане спортна площадка в Районен парк, ж.к. „Меден Рудник”, гр. Бургас – ІІ етап”; Обособена позиция №2 - „Изграждане на спортни площадки и футболни игрища в кв. Лозово, кв. Сарафово, с. Черно море, кв. Банево, кв. Ветрен, с. Брястовец, с. Драганово, кв. Победа” (2011 г.).
Комисията за провеждане на конкурса е назначена след изтичане на срока за получаване на офертите в съответствие с чл. 37, ал. 1. Срокът за приключване на работата й, определен със заповедта на възложителя е по-дълъг с 2 дни от срока на валидност на офертите. Нарушен е чл. 37, ал. 2 от НВМОП (отм.), съгласно който срока за приключване работата на комисията не може да бъде по-дълъг от срока на валидност на офертите. Установено е, че един от участниците е отстранен, поради това, че ценовата му оферта по обособена позиция № 2 надвишава стойността на обособената позиция, посочена в обявлението за обществена поръчка. Възложителят не е посочил в обявлението, че това е максималната стойност, до която участниците могат да подават оферти и в документацията за участие - че предлаганите от участниците оферти не могат да надвишават посочените прогнозни стойности на отделните позиции. При одита не се постигна достатъчна увереност, че отстраняването на участника на посоченото основание е законосъобразно. Изпратена е информация за изпълнението на договора за обществена поръчка в съответствие с чл. 34, ал. 2 от НВМОП (отм.). Информацията е неточна, в раздел ІV, т. 6 е посочена изплатена сума по договора (213 219. 26 лв.), в размер по-малък от фактически платената и договорена сума с изпълнителя (221 139. 26 лв.).
3.14. Открит конкурс “Концепция, доставка, поставяне, включване на нова коледна украса, профилактика и включване на съществуващата налична празнична украса на територията на община Бургас във връзка с коледно-новогодишни празници 2011 г.” (2011 г.).
Критерият за оценка на офертите е „икономически най-изгодна оферта“. При така избран критерий, съгласно чл. 8, ал. 2 от НВМОП (отм.), методиката за определяне на комплексната оценка на офертата, трябва да съдържа точни указания за определяне на оценката по всеки показател. Единият от показателите за определяне на комплексната оценка е „концепция за украса“. В методиката за оценка на офертите не са ясно формулирани критериите за оценка по този показател. Описани са 3 възможни интервали от точки за оценка, в зависимост от това доколко концепцията отговаря на техническото задание – „напълно“, „задоволително“ или „незадоволително“. В методиката не са посочени ясно точните условия, при които членовете на комисията следва да поставят конкретен брой точки в рамките на зададените диапазони. Нарушен е чл. 8, ал. 2 от НВМОП (отм.). В обявлението на обществената поръчка не е включено изискване за представяне на гаранция за изпълнение, а в техническото предложение към документацията за участие е посочена такава в размер на 3 %. Нарушен е чл. 25, ал. 2, т. 7 на ЗОП, във връзка с § 2 от ПЗР на НВМОП (отм.). Установено е несъответствие между информацията в обявлението, документацията и приложения към документацията за участие проект на договор. В обявлението е посочен срок за изпълнение 12 месеца, а в проекта на договора срока е до 29.02.2011 г. В документацията за участие е посочен срок за изпълнение на поръчката (17.02.2012 г.), който е различен от посочения в обявлението и проекта на договор. Констатирания пропуск е в резултат на формално осъществен предварителен контрол.
При всички проверени процедури по реда на НВМОП (отм.) е установено, че в представените от членовете на комисията декларации за съответствие на обстоятелствата по чл. 19, ал. 1 от НВМОП и за спазване изискванията на чл. 19, ал. 2 от НВМОП (отм.), понятието „свързано лице“ по т. 2 от декларацията е отнесено към Търговския закон, вместо към Закона за предотвратяване и разкриване на конфликт на интереси. В тази част, текста на декларациите не е в съответствие с чл. 19, ал. 1, т. 2 от НВМОП (отм.).
3.15. Възлагане с предмет „Доставка и въвеждане на автоматизирана електронна система за платено паркиране и видеомониторинг на временен открит паркинг до ДКЦ-2, кв. 135, ЦГЧ - гр. Бургас“ Протоколите за събирането, разглеждането и оценката на офертите не са утвърдени от възложителя, в нарушение на чл. 2в, ал. 3 от НВМОП (отм.).
В общината не е създаден ред за обобщаване на проведените възлагания по реда на чл. 2 от НВМОП (отм.), поради което не може да се гантира, че при изпращането на годишната информация до АОП са обхванати всички такива.
4. Непроведени процедури от община Бургас:
Извършен е анализ и обобщаване на разходите, отчетени в счетоводните регистри на общинска администрация и на 23 звена, които не са на делегиран бюджет – Общинско предприятие „Общински имоти“, Общинско предприятие „Спортни имоти, паркинги и гаражи“, Общинско предприятие „Летен театър, фестивали и концерти“, Дом за стари хора, Домашен социален патронаж, Център за социална рехабилитация, Защитено жилище № 1, Защитено жилище № 2, Защитено жилище № 3, Дневен център за възрастни хора с увреждания, Дом за деца "Ал. Коджакафалията", Обединено счетоводство „Социални дейности“, Ансамбъл "Странджа", Културен център "Морско казино" и Открита естрада "Охлюва", Списание "Море", Къща музей "Петя Дубарова", Общинско радио, Други дейности по културата, Младежки културен център, Детска ясла № 1, Детска ясла № 3, Детска ясла № 5 и Детска млечна кухня. Анализирани са извършените разходи и поети задължения за основен ремонт, придобиване на материални и нематериални дълготрайни активи и сключените договори за издръжка в периода от 01.01.2011 г. до 31.12.2011 г.
4.1. Не са спазени изискванията на НВМОП (отм.) при извършване на следните видове разходи за издръжка:
4.1.1. За изтраждането на всеки от общо четири базара на територията на гр. Бургас са сключени договори на обща стойност 259 726 лв. без ДДС. Изпълнителите са избрани след проведени възлагания по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм). Възложени са идентични видове работи, размерът на изплатените средства за които е 249 344 лв. без ДДС. За изграждането на всеки от четирите базара е проведено отделно възлагане по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм), като заповедите са издадени в десет дневен период. Общата стойност на договорите изисква провеждане на процедура, на основание чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.), каквато не е проведена. Извършено е разделяне на обществена поръчка, в нарушение на чл. 15, ал. 6 от ЗОП във връзка с § 2 от Преходните и заключителните разпоредби на НВМОП (отм.).
4.1.2. За нуждите на Културен център „Морско казино“ и Лятна сцена “Охлюва“ са сключени два договора за изработка и доставка на мебели след проведени 2 отделни възлагания по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм). Общата стойност на договорите е 83 008 лв. без ДДС. Тази сума попада в стойностните прагове на НВМОП (отм). Извършено е нарушение на чл. 3, ал. 1 от НВМОП (отм).
4.1.3. В периода от 07.06.2011 г. до 01.08.2011 г. са сключени 8 договора за хотелско настаняване и изхранване на участници в конкурс и фестивали, включени в културната програма на общината за 2011 г. Същите са сключени без проведена процедура за възлагане на услугите. Общият размер на извършения разход по договорите е 50 230 лв. без ДДС. Нарушен е чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.)
4.1.4. За 2011 г. общинска администрация, с 4 договора, е доставила работно и униформено облекло на стойност 27 849 лв. без ДДС. За същия период в счетоводствата на две звена-второстепенни разпоредители на неделегиран бюджет е отчетен разход за 23 762 лв. без ДДС. Общия размер на извършения разход е 51 611 лв. без ДДС. Доставките са реализирани след провеждане на възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм). – събиране на три оферти и закупуване от магазинната мрежа. Размерът на направените разходи изисква провеждане на процедура по чл. 3, ал. 2 от НВМОП (отм.). Нарушен е чл.3, ал.2 от НВМОП (отм).
4.1.5. Извършена е целогодишна физическа охрана на общински обект на обща стойност 23 040 лв. без ДДС. Услугата е извършена по сключен договор през 2009 г. с изтекъл срок на действие (3 години от датата на подписване) и незаконосъобразно подписан анекс към него от 30.12.2009 г. за удължаване срока, до реализиране на мероприятие от страна на общината. Стойността на извършената услуга попада в обхвата на чл. 2 ал. 1 от НВМОП(отм). и изисква събиране на три оферти за избор на изпълнител. Нарушен е чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП (отм).
4.1.6. За 2011 г. в общинска администрация и две звена на не делегиран бюджет е установен разход за Сигнално охранителна дейност, охрана на общински обекти на обща стойност 16 286 лв. без ДДС. Разходът е извършен без да е проведено възлагане по чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм) –събиране на три оферти. Нарушен е чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП (отм.).
4.1.7. За периода от 01.01.2011 г. до 31.12.2011 г. е извършена услуга за извозване на готова храна на обща стойност 48 449 лв. без ДДС. Услугата е извършена по договор от 2006 г. с изтекъл срок на действие и писмо до изпълнителя за удължаване на срока до приключване на процедура. През м. ноември 2010 г. е стартирало възлагане за избор на изпълнител по реда на чл. 2, ал. 1, т. 2 от НВМОП (отм.), чрез публикуване на покана на официалната интернет страница на общината, при което не е постъпила нито една оферта за участие. При одита не се постигна достатъчна увереност за законосъобразното извършване на разхода.
5. Изпълнение на договорите за възложени обществени поръчки
Към 31.12.2011 г. в общината са сключени 75 договора в резултат на проведени през одитирания период процедури по ЗОП и НВМОП (отм.) и 82 договора след проведени възлагания по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм). Проверени са 11 договора, сключени след процедури по ЗОП и НВМОП (отм.), при които по време на одита е извършена проверка на процедурите за избор на изпълнител. Определянето на извадката е по критерий „най-висока стойност”.
При проверка на изпълнението на договорите е установено:
5.1. При два договора изпълнението на дейностите е извършено след договорения срок.Съгласно изготвения протокол за изпълнени към 30.10.2011 г. видове строителни дейности за корекция на източното дере кв. Долно Езерово-ІІІ етап изпълнението е приключило 3 дни след договорения срок. Срокът за изпълнение на основен ремонт на спортни площадки е 8 календарни дни, считано от датата на подписване на договора – 18.10.2011 г. Оборудването е доставено на 04.11.2011 г. Видно от протокола за получаване на оборудването, договорения срок за изпълнение не е спазен. Договорите включват клауза за неустойка при забавено изпълнение от страна на изпълнителя. Общината не е потърсила неустойка в общ размер на 8 996 лв. от изпълнителите по двата договора. Причина за установеното нарушение е неефективно осъществен инвеститорски и финансов контрол. Неустойки за забава не са начислени.
5.2. При договор за ремонт на спортни площадки е доставена техника и оборудване, описана в техническото задание за изпълнение на обекта на 04.11.2011 г. С констативен протокол от 28.10.2011 г. - 7 дена по-рано, е удостоверено изпълнението на строителните работи. С подписването му е дадена възможност да бъдат подготвени документи за въвеждането на обекта в експлоатация, преди да бъде действително извършена доставката на техниката и оборудването. Срокът за извършване на плащанията не е спазен при три от договорите . Неспазване на договорения срок е поставил общината в потенциален риск за изплащане на неустойки.
Изпълнението на проверените договори съответства на описаните клаузи в тях, с изключение на извършените плащания, при част от които има забавяне. Не са начислени неустойки в констатираните случаи, при които се дължат. Към края на отчетния период задълженията към изпълнителите са погасени. При един договор е установено документиране на изпълнението му преди извършване на част от доставки, описани в техническото задание. Вътрешната уредба на общината съответства на общите законови изисквания. През одитирания период са действали адекватни механизми, които да гарантират провеждане на процедури по ЗОП. Възлагането на обществени поръчки в община Бургас е извършено посредством максимално прозрачни по вид процедури. Не са спазени регламентираните изисквания за изготвяне и изпращане на предварителни обявления. При две от проверените процедури не е осъществен ефективен контрол за съответствие по отношение размера на внесените гаранции за изпълнение. Договорите за обществени поръчки са сключвани с определените за изпълнители участници в процедурите. Контролните дейности за предварителен контрол преди поемане на задължение са действали непрекъснато и последователно през одитирания период. Установен е единичен случай, при който не е определен служител, отговорен за съгласуването на процедурата и контрола за наличие на бюджетни средства не е извършен от определеното длъжностно лице. Контролните дейности за предварителен контрол преди поемане на задължение не са действали ефективно през одитирания период. Установени са нарушения при провеждане на процедурите и разходи за които не е приложен правилния ред на НВМОП(отм.). През одитирания период е спазено изискването на чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС за двоен подпис и договорите са съгласувани за законосъобразност, съгласно вътрешните правила. От финансовите контрольори е осъществен предварителен контрол преди извършване на разходите. Установено е, че в някои случаи този контрол е формален. Извършени са разходи, за които е възникнала необходимост от прилагане на НВМОП (отм.), но за тях не са проведени обществени поръчки по съответния ред.
През одитирания период в община Бургас не е извършвано ефективно планиране на необходимостта от провеждане на процедури за възлагане на обществени поръчки. При подготовката за провеждането на обществени поръчки в общината като цяло е спазен реда, регламентиран с вътрешните правила. След откриване на процедурите с решения на възложителя, те са обявени в регламентираните срокове, като по този начин са информирани потенциалните участници за параметрите на обществените поръчки и за условията и реда за участие в тях. Спазвани са сроковете за обявяването на обществените поръчки в регистъра на обществените поръчки. В седем от проведените процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП са констатирани нарушения на действащото законодателство. При провеждането на две процедури за възлагане на обществени поръчки по реда на ЗОП, не е спазено законовото изискване за изпращане на предварителни обявления. Установено е несъответствие между информацията в обявлението и документацията за участие при две процедури, проведени по реда на ЗОП. При възлагането на две процедури, поставеното изискване на което кандидатите трябва да отговарят е ограничило участието на лицата в обществените поръчки. При проверката на проведените процедури по реда на НВМОП (отм.) е установено нарушение при четири процедури. В резултат на формално осъществен предварителен контрол, при две процедури НВМОП (отм.) е установено несъответствие между информацията в обявлението документацията за участие. В методиката за оценка на офертите на една процедура не са ясно формулирани критериите за оценка по посочения показател. В заповедта за назначаване на комисиите за оценка и класиране на офертите при две процедури по НВМОП (отм.), определеният срок за приключване на работата на комисията е по-дълъг от срока на валидност на офертите. Договорите за обществени поръчки са сключвани с определените за изпълнители участници в процедурите. Установен е един договор по ЗОП, при сключването на който изпълнителят не е осигурил напълно дължимата банкова гаранция за изпълнение в пълен размер и за срока на действие на договора. Нарушението е в резултат на нерегламентиран ред за осъществяване на контрол при подписване на договорите за възлагане на обществени поръчки. При извършения одит не са установени случаи на разделяне на обществени поръчки по ЗОП, но е извършено разделяне на една обществена поръчка по НВМОП (отм.), в резултат на което е приложен по-облекчен режим на възлагане. Взетите управленски решения при възлагането на малки обществени поръчки по реда на чл. 2, ал. 1 от НВМОП (отм.) са законосъобразни и е осигурена конкуренция под формата на най-малко три събрани оферти, измежду които може да бъде избран изпълнител. През одитирания период е изпратена обобщена информация за 2010 г. за всички малки обществени поръчки, реализирани при условията на чл. 2 от НВМОП (отм.). Поради несъздаден ред за обобщаване на проведените през годината възлагания не може да се гарантира целостта на изпратената до АОП обобщена информация за проведените възлагания. В преобладаващата част, договорите за възложени обществени поръчки са изпълнени в съответствие със заложените клаузи, с изключение на извършените плащания от възложителя, при част от които има забавяне. Спазено е изискването на чл. 13, ал. 3, т. 3 от ЗФУКПС - системата на двоен подпис при сключване на договорите е прилагана на практика през целия одитиран период. Изследваните контролни дейности през одитирания период са изпълнявани съобразно регламентирания в общината ред. Установените пропуски и нарушения показват, че осъществяваният през одитирания период предварителен контрол по процедурите за възлагане на обществени поръчки не е достатъчно ефективен и не е предотвратил установените при одита нарушения на приложимите законови разпоредби.
